در طول سفر علمی خود در دنیای دانشجویی، احتمالاً به نوشتن به سبک آکادمیک عادت کرده‌اید. اما با شروع جستجوی کار و نوشتن در محیط‌های حرفه‌ای، همه‌چیز تغییر خواهد کرد.

از قالب‌بندی گرفته تا طول و لحن و واژگان، نوشتن برای یک حرفه با نوشتن برای اساتید شما متفاوت است. به عنوان مثال، الزاماتی مانند تعداد کلمات طولانی برای یک مقاله دیگر اعمال نمی‌شود. درعوض، باید به طور مختصر ولی مفید بنویسید، چه از طریق ایمیل چه در یک ارائه، تا مطمئن شوید که امتیازات خود را به طور کارآمد می‌رسانید.

با این حال نگران نباشید: ما مهمترین نکات را برای کمک به شما جمع‌آوری کرده‌ایم.

نامه‌ی اداری و رسمی

نوشتن برای مخاطبان جدید

شما با ایمیل غریبه نیستید، اما احتمالاً این رابطه را به سطح جدیدی ارتقا خواهید داد. حتی اگر کلمه “نویسنده” در هیچ کجای عنوان شغلی یا شرح شغل شما نباشد، به زودی ممکن است به بخشی اجتناب‌ناپذیر از روال روزمره شما تبدیل شود.

همچنین ممکن است متوجه شوید که با همکاران خود در پلتفرم‌های پیام‌رسانی ارتباط برقرار می‌کنید – یا در مدارک و مقالات مشترک در کنار همکاران می‌نویسید، که به طور بالقوه شامل زبانی خاص و فنی‌ست.

به عبارت دیگر، نوشتن در محل کار شما باید به جای یک استاد، افراد زیادی را در یک زمان راضی کند. همانطور که در زیر به آن می‌پردازیم، این دلیل مهمی برای ساده و سرراست نگه‌داشتن همه‌چیز در هر زمان ممکن است.

نگاترش نامه‌ی اداری و رسمی

اهمیت قالب‌بندی

شما می‌خواهید خوانایی را در هر سطح از متنی که پیش‌نویس می‌کنید، به حداکثر برسانید. تا جایی که می‌توانید همه‌چیز را کوتاه کنید و نکته اصلی خود را در ابتدا قرار دهید. به یاد داشته باشید: افرادی که با آن‌ها تماس می‌گیرید نیز کار می‌کنند، و شما باید به وقت آن‌ها احترام بگذارید و تا حد امکان همه‌چیز را ساده نگه دارید.

همچنین، سعی کنید اطلاعات کلیدی را در پاراگراف‌های غلیظی از جزئیات غیرمجاز دفن نکنید، جایی که احتمالاً نادیده گرفته می‌شوند. نمونه‌هایی از مواردی که ممکن است نخواهید خوانندگان آن را از دست بدهند شامل سؤالات، مبالغ و تاریخ‌ها یا مهلت‌ها هستند.

چند نکته:
  • از لیست‌های گلوله‌ای مانند این؛ برای بهبود خوانایی استفاده کنید.
  • به دنبال فرصت‌هایی برای شکستن پاراگراف‌ها و جملات طولانی باشید.
  • قرار دادن موارد مهم به صورت پررنگ و بولد؛ ممکن است مفید باشد.
  • برای نوشتن مقالات غبرفارسی؛ Grammarly به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که مقالات انگلیسی‌تان توجه خواننده‌تان را با علامت‌گذاری این مسائل در پیشنهادات نوشتاری؛ جلب می‌کند.

نگاترش نامه‌ی اداری و رسمی

بایدها و نبایدهای لحن

در نوشتن آکادمیک، رسمی بودن اغلب ترجیح داده می‌شود، اما تنوع بیشتری در نوشتار حرفه‌ای وجود دارد. به عنوان مثال، در حالی که لحن رسمی هنگام نوشتن یک نامه عاقلانه است، اما اگر در یک پیام سریع به یک همکار که هر روز با آن کار می کنید، خیلی خفه کننده به نظر برسید، ممکن است مطلب‌تان غیرضروری و در واقع ناخوشایند باشد.

به طور کلی، شما می‌خواهید به اندازه کافی رسمی بنویسید که احترام شما را منتقل کند، اما نه آنقدر رسمی که سفت و سخت به نظر بیایید. این می‌تواند یک عمل متعادل‌کننده باشد.

در عوض، هدفتان این باشد که به صورت بی‌طرفانه محاوره‌ای به نظر برسید. سعی کنید پیش‌نویس خود را با صدای بلند بخوانید تا ببینید که آیا مودبانه و دوستانه به نظر می‌رسد، اما نه بی جهت دل‌چسب. اگر عامیانه است یا حاوی تعدادی علامت تعجب بیش از حد، دوباره کار کنید.

 

نگارش نامه‌ی اداری و رسمی

اهمیت لغات

در دانشگاه، ممکن است عادت کرده باشید که دانش گسترده خود را در مقابل نشانه‌شناسی زیربنای میزانسن در آخرین تحلیل ادبی خود به نمایش بگذارید. (چی؟) اما در محل کار، باید صریح‌تر باشید.

همانطور که در بالا درباره ساختار و لحن ذکر کردیم، شما می‌خواهید نوشته حرفه‌ای‌تان محاوره‌ای و به راحتی قابل‌پیگیری باشد. این بدان معناست که اصطلاحنامه خود را در قفسه بگذارید و گفتار بیش از حد دانشمندانه‌تان را ساده کنید.

  • برای جذاب نگه داشتن نوشتارتان، Grammarly می‌تواند به شما کمک کند. اگر بارها و بارها بر روی برخی از کلمات ساده تکیه می‌کنید، مترادف‌های قوی پیدا کنید.

مانند نوشتن برای مدرسه، شما نمی‎خواهید به دلیل اشتباهات قابل اجتناب در املا، علائم نگارشی و غیره، امتیاز از دست بدهید. اما چیزی که ممکن است شما را شگفت‎زده کند این است که چقدر این اشتباهات معمولاً در پیام‎های محل کار شما ظاهر می‎شوند.

  • در اینجا، یکی از مواردی که ممکن است به متمایز کردن مکاتبات شما کمک کند صفحه کلید Grammarly است.